Datenschutzerklärung

für die Software „Aktenreif" und die zugehörigen Seiten · Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt (nicht erforderlich).

2. Der Grundsatz: Ihre Daten bleiben auf Ihrem Computer

Aktenreif ist bewusst so gebaut, dass die gesamte Verarbeitung Ihrer Daten lokal auf Ihrem Computer stattfindet:

• Chat-Exporte, Nachrichten, Medien, Falldateien und erzeugte PDF-Anlagen werden ausschließlich auf Ihrem Gerät verarbeitet und gespeichert. Sie werden zu keinem Zeitpunkt an byteclue oder Dritte übertragen.
• Die Software enthält keine Telemetrie, keine Nutzungsstatistik, keine Absturzberichte an den Hersteller und keine Werbe- oder Analysedienste.
• Für den Betrieb der Software ist nach der Aktivierung keine Internetverbindung erforderlich.

byteclue verarbeitet die Inhalte, die Sie mit Aktenreif aufbereiten, nicht und hat darauf keinen Zugriff. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Inhalte (z. B. Mandanten- und Chatdaten) bleiben allein Sie als Nutzer; ein Auftragsverarbeitungsverhältnis mit byteclue entsteht durch die Nutzung nicht.

3. Welche Daten die App lokal speichert (ohne Übertragung)

Zur Transparenz: Die folgenden Daten entstehen bei der Nutzung, bleiben aber vollständig auf Ihrem Gerät:

• Arbeitsdaten der Sitzung: Beim Import wird der Chat-Export in einen temporären Arbeitsordner entpackt (unverschlüsselt, im Temp-Verzeichnis Ihres Windows-Benutzerkontos). Dieser Ordner wird beim nächsten Programmstart automatisch aufgeräumt; nach einem Absturz können Reste bis zum nächsten Start liegen bleiben.
• Falldateien: Nur auf Ihre ausdrückliche Aktion („Fall speichern") am von Ihnen gewählten Ort.
• Fehlerprotokoll: Technische Fehler werden in einer lokalen Protokolldatei festgehalten (keine Chat-Inhalte; Dateinamen, etwa der Importquelle, können vorkommen). Die Datei verlässt Ihr Gerät nie; Sie können sie über „Hilfe → Fehlerprotokoll anzeigen…" einsehen und bei einem Support-Fall freiwillig per E-Mail mitschicken.
• Lizenz- und Einstellungsdateien: Ihre Lizenzdatei und Programmeinstellungen im Windows-Benutzerprofil.

4. Die zwei Ausnahmen: Wann die App eine Verbindung aufbaut

Diese Liste ist abschließend.

4.1 Lizenzaktivierung (einmalig, nur bei Aktivierung per Schlüssel)

Wenn Sie die Software mit einem Lizenzschlüssel aktivieren, stellt die App einmalig eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) zum Lizenzserver lizenz.byteclue.de her. Übertragen werden dabei:

• Ihr Lizenzschlüssel,
• eine pseudonyme Geräte-Kennung: ein gekürzter kryptografischer Hashwert (SHA-256), gebildet aus dem Computernamen und dem Betriebssystemtyp. Der Computername selbst wird nicht übertragen und ist aus dem Hashwert nicht rekonstruierbar; die Kennung dient allein der Missbrauchserkennung (z. B. auffällig viele Aktivierungen eines Schlüssels),
• technisch bedingt Ihre IP-Adresse (bei jedem Internetabruf unvermeidlich).

Der Server antwortet mit Ihrer signierten Lizenzdatei, die lokal gespeichert wird. Es findet keine wiederkehrende Online-Prüfung statt: Nach der Aktivierung verbindet sich die App nicht mehr mit dem Lizenzserver.

Auf dem Server wird die Aktivierung protokolliert (Zeitpunkt, Lizenzschlüssel, Geräte-Kennung; IP-Adresse im technischen Server-Protokoll). Diese Protokolle werden nach spätestens sechs Wochen gelöscht.

Alternative ohne Server: Auf Wunsch stellen wir die Lizenzdatei per E-Mail bereit; das Laden der Datei in der App funktioniert vollständig offline. Dann findet auch die Aktivierungsverbindung nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Bereitstellung der erworbenen Lizenz) sowie für die Missbrauchserkennung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz des Lizenzsystems).

4.2 Update-Prüfung (nur auf Ihren Klick)

Wenn Sie im Menü „Hilfe → Nach Updates suchen…" wählen, ruft die App eine Versionsdatei von byteclue.de ab, um Ihre Programmversion mit der aktuellen zu vergleichen. Dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an den Server übermittelt (Server-Protokoll unseres Hosters, siehe Abschnitt 6). Weitere Daten (insbesondere Ihre Programmversion oder eine Kennung) werden nicht übertragen; der Versionsvergleich findet lokal auf Ihrem Gerät statt.

Eine automatische, unaufgeforderte Update-Prüfung gibt es nicht. Im Bezug über den Microsoft Store entfällt diese Funktion; Updates liefert dort der Store (siehe Abschnitt 7).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung von Sicherheits- und Fehlerbehebungs-Updates auf Nutzeranfrage).

5. Kaufabwicklung (Direktvertrieb über die Website)

Beim Lizenzkauf verarbeiten wir die Daten, die Sie uns für Angebot, Rechnung und Lieferung mitteilen: Name/Kanzleiname, Anschrift, E-Mail-Adresse, bestellte Lizenzstufe sowie den Namen des Lizenznehmers, der in die Lizenz eingetragen wird.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten). Rechnungs- und Buchungsunterlagen werden nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (§ 257 HGB, § 147 AO, derzeit bis zu zehn Jahre) aufbewahrt und danach gelöscht.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dafür eine rechtliche Verpflichtung besteht (z. B. Finanzverwaltung) oder sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

6. Website

Hosting und Server-Logs: Unsere Website (byteclue.de) wird bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch notwendig: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser-Kennung. Diese Server-Logs dienen dem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach sechs Wochen gelöscht. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Keine Cookies, kein Tracking: Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste.

Kontakt: Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Formular verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Das Kontaktformular sendet Ihre Angaben direkt an unseren Webserver und von dort per E-Mail an uns; Formular-Dienstleister oder sonstige Drittanbieter kommen dabei nicht zum Einsatz, eine Speicherung auf dem Webserver erfolgt nicht. Support-Anfragen können freiwillig übermittelte Diagnosedaten enthalten (siehe Abschnitt 3); wir verwenden sie ausschließlich zur Fehlerbehebung und löschen sie nach Abschluss des Vorgangs.

7. Bezug über den Microsoft Store

Beziehen Sie Aktenreif über den Microsoft Store, ist für den Store-Vorgang selbst (Download, Installation, automatische Updates, ggf. dortige Telemetrie des Stores) die Microsoft Corporation bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd. eigenständig verantwortlich; es gilt deren Datenschutzerklärung. Die App selbst verhält sich im Store-Bezug wie in dieser Erklärung beschrieben, mit dem Unterschied, dass die Update-Prüfung (Abschnitt 4.2) entfällt.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber byteclue das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dazu formlos an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, etwa der für Ihren oder unseren Sitz zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz.

Diese Rechte betreffen die von byteclue verarbeiteten Daten (Kauf, Aktivierung, Website, Support). Für Chat- und Falldaten, die Sie mit der Software lokal verarbeiten, ist byteclue nicht Verantwortlicher. Betroffene wenden sich insoweit an die verantwortliche Kanzlei.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung; keine Drittlandübermittlung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt; Website und Lizenzserver werden in Deutschland gehostet (STRATO AG, Berlin).

Stand: Juli 2026. Änderungen dieser Erklärung werden auf dieser Seite veröffentlicht; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung.